Fernarbeit ist zu einem Eckpfeiler der modernen Geschäftswelt geworden und ermöglicht es Teams und Einzelpersonen, unabhängig vom physischen Standort effektiv zusammenzuarbeiten.
Ganz gleich, ob Sie Freiberufler, Teil eines kleinen Teams oder Mitglied einer großen Organisation sind, die besten Tools für die Fernarbeit sind für die Aufrechterhaltung von Produktivität, Kommunikation und Arbeitsabläufen unerlässlich.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen 20 Software-Tools für die Fernarbeit vor, die den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht werden - von Branding, Projektmanagement und Kommunikation bis hin zu Dateifreigabe und Zeiterfassung. Diese Tools helfen Ihnen dabei, die Herausforderungen der Fernarbeit zu meistern und sicherzustellen, dass Ihr virtueller Arbeitsbereich so effizient und kohärent ist wie ein herkömmliches Büro.
Projektmanagement-Tools für Remote-Teams
Asana
Asana ist ein starkes Projektmanagement-Tool, besonders für Anfänger. Zu seinen wichtigsten Funktionen gehören verschiedene Projektansichten (Listen, Boards, Kalender), Aufgabenabhängigkeiten und Integrationen mit anderen Tools, die seine Effektivität und seinen Wert steigern. Der kostenlose Plan ist großzügig und bietet unbegrenzte Aufgaben, Speicherplatz und Teamzusammenarbeit.
Allerdings gibt es auch Nachteile. Asana kann für größere Teams sehr teuer werden, vor allem beim Wechsel von der kostenlosen zur kostenpflichtigen Version. Einige Funktionen, wie z. B. erweiterte Berichte, sind hinter Bezahlschranken verschlossen. Auch die mobile App hat im Vergleich zur Desktop-Version Einschränkungen.
Insgesamt ist Asana eine großartige Option für Einzelpersonen und kleine Teams. Bei größeren Teams mit komplexen Anforderungen sollten Sie überlegen, ob die Funktionen die Kosten rechtfertigen.
Trello
Trello glänzt durch seine Einfachheit und die visuellen Kanban-Boards. Zu seinen wichtigsten Funktionen gehören anpassbare Workflows, Aufgabenautomatisierung und die nahtlose Integration mit anderen Tools, die zu seiner Effektivität und seinem Wert beitragen. Es eignet sich hervorragend für Anfänger und Fans der Drag-and-Drop-Organisation. Die kostenlose Version ist robust und erlaubt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, Boards und Karten - perfekt für den persönlichen Gebrauch oder kleine Teams.
Allerdings kann sich Trello bei komplexen Projekten schnell verzetteln. Funktionen wie Zeiterfassung und ausführliche Berichte sind nicht vorhanden und erfordern Integrationen oder Upgrades. Darüber hinaus bietet Trello zwar mobile Anwendungen an, doch diese sind im Vergleich zur Desktop-Anwendung oft eingeschränkt.
Trello eignet sich auch hervorragend als einfaches Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool. Wenn Sie Wert auf Benutzerfreundlichkeit und einen kostenlosen Plan mit umfangreichen Funktionen legen, ist Trello ein Gewinner.
Jira
Jira ist ein Kraftpaket für das Projektmanagement, insbesondere bei agilen Methoden. Es bietet robuste Funktionen für komplexe Projekte, wie anpassbare Workflows und detaillierte Berichte. Der kostenlose Plan ist ein Pluspunkt für kleine Teams, aber seine wahre Stärke liegt in der Integration mit anderen Atlassian-Produkten.
Für Anfänger hat Jira eine steilere Lernkurve als Trello oder Asana. Die Benutzeroberfläche kann anfangs überwältigend sein, und die Leistungsfähigkeit hat ihren Preis - die kostenpflichtigen Pläne können teuer sein, insbesondere für größere Teams.
Insgesamt ist Jira ideal für etablierte Teams, die mit einer Lernkurve zurechtkommen. Aufgrund seiner Leistungsfähigkeit und Skalierbarkeit ist es eine gute Wahl für komplexe Projekte. Wenn Sie Wert auf Erschwinglichkeit oder eine einfachere Oberfläche legen, sollten Sie Trello oder Asana in Betracht ziehen.
Basecamp
Basecamp zeichnet sich durch seine Einfachheit aus und ist daher ideal für kleine Teams oder diejenigen, die zum ersten Mal mit einer Projektmanagement-Software arbeiten. Der All-in-One-Ansatz vereint Aufgaben, Diskussionen und Dateien an einem Ort. Die kostenlose "Basecamp Personal"-Stufe bietet eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern für grundlegende Projektanforderungen.
Allerdings legt Basecamp mehr Wert auf Benutzerfreundlichkeit als auf erweiterte Funktionen. Komplexe Projekte könnten sich durch die begrenzten Aufgabenansichten und die fehlende Zeiterfassung beengt anfühlen. Der kostenlose Plan hat Speicherplatzbeschränkungen, und kostenpflichtige Pläne können für Funktionen, die anderswo angeboten werden, teuer sein.
Wenn klare Kommunikation und grundlegendes Projektmanagement im Vordergrund stehen, ist Basecamp eine solide Wahl.
Design-Tools für Remote-Teams
Pixcap
Pixcap ist eine unverzichtbare Ressource für 3D-Design-Assets für UX- und Grafikdesigner, die anpassbare 3D-Symbole, Illustrationen, Charaktere und Mockups für Websites, mobile Anwendungen, Social Media-Grafiken oder Branding-Visuals suchen.
Pixcap ist ein echtes Kraftpaket, mit dem Sie Texturen, Farben, Beleuchtung und sogar Animationen so bearbeiten können, dass sie perfekt zu Ihrer Marke passen. Dank der einfachen Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche kann jeder Pixcap nahtlos für seine täglichen Designanforderungen nutzen.
Figma
Figma ist ein Gewinn für die Zusammenarbeit und das webbasierte Design. Es ist leicht zu erlernen, ermöglicht einen schnellen Einstieg in die Gestaltung und speichert alles in der Cloud.
Die gemeinsame Nutzung von Prototypen und das Einholen von Feedback sind problemlos, wobei die Zusammenarbeit in Echtzeit ein großer Vorteil ist. Diejenigen, die am Code arbeiten, können problemlos auf die Designspezifikationen zugreifen.
Allerdings kann es bei komplexen Projekten und mehreren Betrachtern zu Verzögerungen kommen. Es gibt zwar eine kostenlose Version, aber einige Funktionen sind hinter einer Bezahlschranke verschlossen. Insgesamt ist Figma ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Tool für Designteams, aber man sollte seine Grenzen im Auge behalten.
FigJam
FigJam ist das digitale Whiteboard von Figma, das Brainstorming und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Es ist ideal für Remote-Teams, um Ideen untereinander auszutauschen, den Fortschritt zu verfolgen und Gedanken visuell zu organisieren.
Mit seinen Haftnotizen, der Formenbibliothek und der Funktion für kollaborative Kommentare bietet FigJam einen virtuellen Raum für Meetings und Workshops. Außerdem lässt sich FigJam nahtlos in Figma-Projekte integrieren, so dass sich Ideen vom Brainstorming bis zur Designumsetzung leicht übertragen lassen.
Tools für die Fernkommunikation im Team
Slack
Slack ist eine Instant-Messaging-Plattform, die die Geschäftswelt im Sturm erobert hat. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Chatrooms oder "Kanäle", die einen zentralen Ort für Unterhaltungen und den Austausch von Dateien bieten. Nahtlose Integrationen mit Drittanbieter-Apps wie Google Drive und Trello machen es zu einer beliebten Wahl.
Für Remote-Teams bietet Slack Echtzeit-Kommunikation und andere Tools für die Zusammenarbeit, ohne die E-Mail-Postfächer zu überlasten. Der kostenlose Plan begrenzt jedoch den Nachrichtenverlauf und lässt einige erweiterte Funktionen vermissen, die in kostenpflichtigen Plänen enthalten sind.
Insgesamt ist Slack eine gute Wahl für schnelle Kommunikation und Teamzusammenarbeit.
Zoom
Zoom ist ein Tool für Videokonferenzen, das für Remote-Teams unverzichtbar geworden ist. Seine benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen, Videoanrufe, virtuelle Hintergründe und große Gruppenbesprechungen. Die Beschränkung der kostenlosen Version auf 40 Minuten kann sich bei längeren Besprechungen als Nachteil erweisen.
Mit der Zunahme der Fernarbeit hat sich Zoom zu einem wichtigen Tool für die Teamkommunikation entwickelt. Seine Zuverlässigkeit und seine benutzerfreundlichen Funktionen machen es zur ersten Wahl für virtuelle Meetings.
Google Meet
Google Meet ist ein Videokonferenz-Tool, das sich nahtlos in die Produktivitätsanwendungen von Google integrieren lässt. Es bietet ähnliche Funktionen wie Zoom, z. B. Bildschirmfreigabe und virtuelle Hintergründe, ermöglicht aber auch die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit innerhalb des Meetings.
Als Teil von Google Workspace (früher G Suite) ist Google Meet bereits in den Abonnementplänen vieler Unternehmen enthalten. Für Teams, die stark auf die Tools von Google angewiesen sind, ist es möglicherweise eine kostengünstigere Option als Zoom.
Loom
Loom ist ein Videoaufzeichnungstool, mit dem sich Bildschirminhalte schnell und einfach aufnehmen und teilen lassen. Es ist ein großartiges Tool, das besonders für Remote-Teams nützlich ist, da es die Notwendigkeit langwieriger schriftlicher Anweisungen oder Erklärungen eliminiert.
In der kostenlosen Testversion bietet Loom unbegrenzte Aufnahmen mit grundlegenden Bearbeitungsfunktionen. Die kostenpflichtigen Versionen bieten erweiterte Optionen wie Call-to-Action-Schaltflächen und individuelles Branding. Viele Teams nutzen Loom, um Schulungsvideos, Produktdemos oder Projekt-Updates zu erstellen.
Dateifreigabe und -speicherung für Remote-Teams
Google Drive
Google Drive ist ein Cloud-basierter Dateispeicher- und Freigabedienst, mit dem Teams von jedem Gerät aus auf Dateien zugreifen, diese bearbeiten und zusammenarbeiten können. Mit den integrierten Anwendungen Google Docs, Sheets und Slides ist es eine praktische Option für die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit.
Für Remote-Mitarbeiter und Teams, die Google Workspace nutzen, erleichtert Google Drive die Freigabe von Dateien innerhalb des Unternehmens und die Kontrolle der Zugriffsebenen. Die kostenpflichtigen Tarife bieten außerdem reichlich Speicherplatz für große Dateien.
Dropbox
Dropbox ist ein weiterer beliebter Cloud-basierter Dateispeicher- und Freigabedienst. Er bietet ähnliche Funktionen wie Google Drive, lässt sich aber auch in Microsoft Office-Anwendungen integrieren, um die Zusammenarbeit mit Nicht-Google-Nutzern zu erleichtern.
Dropbox bietet außerdem erweiterte Sicherheitsfunktionen und die Möglichkeit, Verfallsdaten für freigegebene Dateien festzulegen. Mit der mobilen App können Teams auch unterwegs auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten. Die kostenpflichtigen Tarife von Dropbox können jedoch im Vergleich zu Google Drive teurer sein.
Zeitmanagement- und Produktivitäts-Tools
Hubstaff
Hubstaff eignet sich hervorragend für die Zeiterfassung und die Verwaltung von Remote-Teams. Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Zeiterfassung und die Kategorisierung von Aufgaben. Manager erhalten wertvolle Einblicke in den Projektfortschritt und die Produktivität der Mitarbeiter. Funktionen wie automatische Gehaltsabrechnung und GPS-Tracking (optional) rationalisieren die Arbeitsabläufe.
Die Echtzeitüberwachung und die optionalen GPS-Funktionen von Hubstaff könnten jedoch von einigen Mitarbeitern als aufdringlich empfunden werden. Auch der Preis kann für kleinere Teams oder Freiberufler ein Hindernis darstellen. Insgesamt ist Hubstaff ein leistungsfähiges Tool zur Steigerung der Produktivität von Remote-Teams, aber bedenken Sie die möglichen Auswirkungen auf den Datenschutz und die Kosten.
Harvest
Harvest ist eine solide Zeiterfassungs-App mit einer übersichtlichen Oberfläche. Es ist ein Kinderspiel, Stunden zu protokollieren und Projekte zu kategorisieren. Freiberufler und kleine Teams lieben die Fakturierungsfunktionen, mit denen sich Rechnungen auf der Grundlage der erfassten Zeit einfach versenden lassen. Die mobile App ermöglicht die Zeiterfassung von unterwegs, und Integrationen mit gängigen Tools steigern die Effizienz.
Allerdings könnten einige die Funktionen von Harvest im Vergleich zu anderen Anbietern als einfach empfinden. Die mobile App kann manchmal fehlerhaft sein, und die Berichte sind zwar hilfreich, könnten aber besser angepasst werden. Harvest ist zwar erschwinglich, aber einigen Power-Usern fehlt vielleicht der Schnickschnack, den sie sich wünschen.
Time Doctor
Time Doctor kombiniert Zeiterfassung mit Produktivitätseinblicken und hilft Einzelpersonen und Teams, ihre Zeit besser zu verwalten. Die Funktion zur Verwaltung von Ablenkungen blockiert den Zugriff auf ablenkende Websites, weist den Benutzer darauf hin, wenn er von seiner Aufgabe abweicht, und liefert wöchentliche Berichte zur Produktivität.
Allerdings sind die Funktionen von Time Doctor für einige Benutzer zu aufdringlich. Außerdem sind die Preispläne auf größere Teams ausgerichtet, was es für Freiberufler oder kleine Unternehmen weniger kosteneffizient macht.
RescueTime
RescueTime ist eine beliebte Produktivitätsanwendung, die Ihre Zeit erfasst und detaillierte Berichte über Ihren Zeitaufwand erstellt. Die App bietet außerdem Funktionen zum Setzen von Zielen und die Möglichkeit, ablenkende Websites zu blockieren.
Da RescueTime keine manuelle Zeiterfassung bietet, ist es möglicherweise nicht die beste Lösung für diejenigen, die ihre Arbeit oder Meetings offline verfolgen müssen. Auch die Preise können für Teams mit mehr als drei Mitgliedern recht hoch sein.
Sicherheit und Datenschutz für Remote-Teams
NordVPN
NordVPN zeichnet sich durch die Sicherung Ihrer Remote-Arbeitsverbindung aus. Die starke Verschlüsselung und der Schutz vor Datenlecks sorgen dafür, dass die Daten Ihres Unternehmens sicher sind, selbst bei öffentlichem Wi-Fi. Dank des großen Servernetzwerks können Sie von überall aus auf interne Ressourcen zugreifen.
Obwohl NordVPN zuverlässig ist, kann es gelegentlich zu Verbindungsabbrüchen kommen, die den Arbeitsablauf stören können. Außerdem ist der Preis im Vergleich zu einigen Mitbewerbern, die ähnliche Funktionen anbieten, möglicherweise etwas höher.
Okta
Okta ist eine Cloud-basierte Plattform für das Identitäts- und Zugriffsmanagement, die einen sicheren Fernzugriff auf Unternehmensressourcen von mobilen Geräten aus ermöglicht. Die Multi-Faktor-Authentifizierung und die Single-Sign-On-Funktionen machen es den Mitarbeitern leicht, sich von überall aus sicher bei ihren Arbeitskonten anzumelden.
Die Preise von Okta sind möglicherweise eher für größere Unternehmen und Konzerne geeignet. Einige Benutzer haben auch von einer steilen Lernkurve bei der Einrichtung der Plattform berichtet.
LastPass
LastPass ist ein beliebtes Tool zur Verwaltung von Passwörtern, mit dem Remote-Teams Passwörter für verschiedene Konten sicher speichern und gemeinsam nutzen können. Außerdem bietet es Funktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die sichere Speicherung von Dateien.
LastPass ist eine großartige Option für die bequeme und grundlegende Passwortverwaltung, insbesondere für den kostenlosen Plan. Wenn jedoch Sicherheit für Sie oberste Priorität hat, sollten Sie Alternativen mit einer saubereren Erfolgsbilanz in Betracht ziehen.
Zusätzliche Tools für Remote-Teams
Notion
Notion ist ein Tool für kollaborative Arbeitsbereiche, mit dem Remote-Teams ihre gesamte Arbeit und Kommunikation an einem Ort zentralisieren können. Es bietet Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Notizen, Brand Kit und sogar Team-Chat und Wikis.
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Notion macht es den Teams leicht, organisiert zu bleiben und den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.
Xtensio
Xtensio ist ein visuelles Workspace-Tool, mit dem Remote-Teams verschiedene Dokumente erstellen und gemeinsam bearbeiten können, von Präsentationen bis hin zu User Personas. Es bietet Vorlagen und Funktionen wie den Versionsverlauf für eine einfache Zusammenarbeit.
Die anpassbaren Vorlagen von Xtensio machen es Teams leicht, schnell professionell aussehende Dokumente zu erstellen. Der kostenlose Plan erlaubt jedoch nur zwei Projekte gleichzeitig.
Brain.fm
Brain.fm ist ein interessantes Produktivitäts-Tool, das KI-generierte Musik verwendet, um den Benutzern zu helfen, sich zu konzentrieren und produktiver zu sein. Es bietet eine Vielzahl von Soundscapes für verschiedene Aufgaben, wie Arbeit, Entspannung und Schlaf.
Der einzigartige Produktivitätsansatz von Brain.fm ist vielleicht nicht für jeden geeignet, aber viele Nutzer berichten, dass sie sich durch die Nutzung der Plattform besser konzentrieren und produktiver arbeiten können.
Die Wahl der richtigen Software für Fernarbeit
Bei der Auswahl der richtigen Software für Ihr Remote-Team, insbesondere bei der Arbeit per Fernzugriff, sind einige wichtige Faktoren zu beachten:
Cloud-basierte Software für Fernzugriff
Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gewählte Software Cloud-basiert ist, d. h. sie kann von jedem Ort mit Internetanschluss aus genutzt werden. Dies ist für Remote-Teams von entscheidender Bedeutung, um in Verbindung zu bleiben und effektiv zusammenzuarbeiten.
Starke Sicherheitsfunktionen für Remote-Teams
Da sensible Daten online ausgetauscht und gespeichert werden, ist es wichtig, eine Software zu wählen, die über starke Sicherheitsfunktionen verfügt. Suchen Sie nach Tools, die Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Backups bieten.
Integration mit anderen Tools und Software
Berücksichtigen Sie die Tools und Software, die Ihr Team bereits verwendet, und stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Fernarbeitssoftware gut mit diesen integriert werden kann. Auf diese Weise lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und alle Informationen an einem Ort aufbewahren.
Intuitive Benutzeroberfläche für leichte Akzeptanz
Je einfacher die Software für Ihre Teammitglieder zu bedienen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie die Software annehmen und effektiv nutzen. Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche, die nur minimalen Schulungsaufwand erfordert und benutzerfreundlich ist. Dies spart auf lange Sicht Zeit und Ressourcen.
Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionsumfang
Fernarbeitssoftware kann in Bezug auf den Preis und die Funktionen sehr unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, zu prüfen, welche Funktionen für Ihre Fernarbeitsteammitglieder notwendig sind und welche sich lohnen, in sie zu investieren. Berücksichtigen Sie den langfristigen Wert der Software und vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter.
Zusammenfassung
Angesichts der zunehmenden Fernarbeit ist es wichtig, dass Sie die richtige Software für Ihre Mitarbeiter auswählen, damit diese in Verbindung bleiben und produktiv arbeiten können.
Durch eine sorgfältige Bewertung der Schlüsselfaktoren können Sie die beste Software für die Fernarbeit finden, die den Anforderungen Ihres Teams entspricht und ihm hilft, von überall aus effektiv zu arbeiten. Prüfen Sie verschiedene Optionen und passen Sie sich an die sich ständig verändernde Landschaft der Fernarbeit an, um den Erfolg Ihres Teams zu sichern.
