23 programas de trabajo remoto para equipos e individuos

El trabajo a distancia se ha convertido en una piedra angular de la empresa moderna, ya que permite a los equipos y a las personas colaborar eficazmente independientemente de su ubicación física.

Tanto si eres autónomo como si formas parte de un pequeño equipo o de una gran organización, contar con las mejores herramientas de trabajo remoto es esencial para mantener la productividad, la comunicación y el flujo de trabajo.

En este artículo, exploraremos 20 herramientas de software de trabajo remoto que satisfacen diversas necesidades, desde la creación de marcas, la gestión de proyectos y la comunicación hasta el uso compartido de archivos y el seguimiento del tiempo. Estas herramientas le ayudarán a superar los retos del trabajo remoto y a garantizar que su espacio de trabajo virtual sea tan eficiente y cohesionado como una oficina tradicional.

Herramientas de gestión de proyectos para equipos remotos

Asana

Asana es una sólida herramienta de gestión de proyectos, especialmente para principiantes. Sus características clave incluyen diferentes vistas de proyectos (listas, tableros, calendarios), dependencias de tareas e integraciones con otras herramientas, que aumentan su eficacia y valor. El plan gratuito es generoso y ofrece tareas, almacenamiento y colaboración en equipo ilimitados.

Sin embargo, hay inconvenientes. Asana puede resultar caro para equipos grandes, especialmente con el salto de los planes gratuitos a los de pago. Algunas funciones, como los informes avanzados, son de pago. Además, la aplicación móvil tiene limitaciones en comparación con la versión de escritorio.

En general, Asana es una gran opción para individuos y equipos pequeños. Para equipos más grandes con necesidades complejas, considera si las características justifican el coste.

Trello

Trello brilla por su simplicidad y sus tableros Kanban visuales. Sus características clave incluyen flujos de trabajo personalizables, automatización de tareas e integración perfecta con otras herramientas, lo que contribuye a su eficacia y valor. Es fantástica para principiantes y aficionados a la organización de arrastrar y soltar. El plan gratuito es sólido y permite un número ilimitado de usuarios, tableros y tarjetas, lo que resulta perfecto para uso personal o de equipos pequeños.

Sin embargo, Trello puede atascarse con proyectos complejos. Características como el seguimiento del tiempo y la presentación de informes en profundidad están ausentes, lo que requiere integraciones o actualizaciones. Además, aunque Trello ofrece aplicaciones móviles, pueden parecer limitadas en comparación con la experiencia de escritorio.

Trello también destaca como herramienta de gestión de proyectos y tareas. Si valoras la facilidad de uso y un plan gratuito con amplias características, Trello es un ganador.

Jira

Jira es una potencia para la gestión de proyectos, especialmente con metodologías ágiles. Ofrece funciones sólidas para proyectos complejos, como flujos de trabajo personalizables e informes detallados. El plan gratuito es una ventaja para los equipos pequeños, pero su verdadera fuerza reside en las integraciones con otros productos de Atlassian.

Para los principiantes, Jira tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que Trello o Asana. La interfaz puede resultar abrumadora al principio, y su potencia tiene un coste: sus planes de pago pueden ser caros, especialmente para equipos grandes.

En general, Jira es ideal para equipos establecidos que se sientan cómodos con una curva de aprendizaje. Por su potencia y escalabilidad, es una gran opción para proyectos complejos. Si priorizas la asequibilidad o una interfaz más sencilla, considera Trello o Asana.

Basecamp

Basecamp se basa en la simplicidad, por lo que es ideal para equipos pequeños o para los nuevos en el uso de software de gestión de proyectos. Su enfoque todo en uno combina tareas, discusiones y archivos en un solo lugar. El nivel gratuito "Basecamp Personal" es una ventaja, ya que ofrece un número ilimitado de usuarios para las necesidades básicas del proyecto.

Sin embargo, Basecamp prioriza la facilidad de uso sobre las funciones avanzadas. Los proyectos complejos pueden sentirse agobiados con sus vistas limitadas de tareas y la falta de seguimiento del tiempo. El plan gratuito tiene limitaciones de almacenamiento, y los planes de pago pueden ser caros para las características que se ofrecen en otros lugares.

Si la comunicación clara y la gestión básica de proyectos son clave, Basecamp es una opción sólida.

Herramientas de diseño para equipos remotos

Pixcap

Pixcap es un recurso de activos de diseño 3D imprescindible para diseñadores gráficos y de UX que buscan iconos, ilustraciones, personajes y maquetas 3D personalizables para sitios web, aplicaciones móviles, gráficos de redes sociales o elementos visuales de marca.

Pixcap es un centro neurálgico de personalización que te permite editar texturas, colores, iluminación e incluso animaciones para que se adapten perfectamente a tu marca. Con su sencilla interfaz de arrastrar y soltar, todo el mundo puede utilizar Pixcap para sus necesidades diarias de diseño.

Figma

Figma es un triunfo para la colaboración y el diseño basado en web. Es fácil de aprender, te permite empezar a diseñar rápidamente y lo almacena todo en la nube.

Compartir prototipos y recibir comentarios es muy sencillo, y la colaboración en tiempo real es una gran ventaja. Los que trabajan en el código pueden acceder fácilmente a las especificaciones del diseño.

Sin embargo, puede ralentizarse con proyectos complejos y múltiples visualizadores. Aunque hay una versión gratuita, algunas funciones son de pago. En general, Figma es una herramienta potente y fácil de usar para los equipos de diseño, pero hay que tener en cuenta sus limitaciones.

FigJam

FigJam es la pizarra digital de Figma que permite el intercambio de ideas y la colaboración en tiempo real. Es ideal para que los equipos remotos puedan intercambiar ideas, hacer un seguimiento de los progresos y organizar las ideas visualmente.

Con sus notas adhesivas, su biblioteca de formas y su función de comentarios colaborativos, FigJam proporciona un espacio virtual para reuniones y talleres. Además, se integra perfectamente con los proyectos Figma para facilitar la transferencia de ideas desde la lluvia de ideas hasta la implementación del diseño.

Herramientas de comunicación para equipos remotos

Slack

Slack es una plataforma de mensajería instantánea que ha arrasado en el mundo empresarial. Sus principales características incluyen salas de chat, o "canales", que proporcionan una ubicación centralizada para las conversaciones y el intercambio de archivos. Su perfecta integración con aplicaciones de terceros, como Google Drive y Trello, la convierten en una opción muy popular.

Para equipos remotos, Slack ofrece comunicación en tiempo real y otras herramientas de colaboración sin saturar las bandejas de entrada de correo electrónico. Sin embargo, su plan gratuito limita el historial de mensajes y carece de algunas funciones avanzadas que se encuentran en los planes de pago.

En general, Slack es la mejor opción para la comunicación rápida y la colaboración en equipo.

Zoom

Zoom es una herramienta de videoconferencia que se ha convertido en esencial para los equipos remotos. Su interfaz fácil de usar permite compartir pantallas, videollamadas, fondos virtuales y reuniones de grupos grandes. El límite de 40 minutos de reunión del plan gratuito puede ser un inconveniente para discusiones más largas.

Con el auge del trabajo a distancia, Zoom se ha convertido en una herramienta clave para la comunicación en equipo. Su fiabilidad y facilidad de uso lo convierten en la mejor opción para reuniones virtuales.

Google Meet

Google Meet es una herramienta de videoconferencia que se integra perfectamente con el conjunto de aplicaciones de productividad de Google. Ofrece funciones similares a Zoom, como pantalla compartida y fondos virtuales, pero también permite la colaboración en tiempo real sobre documentos dentro de la reunión.

Como parte de Google Workspace (antes G Suite), Google Meet ya está incluido en los planes de suscripción de muchas empresas. Para los equipos que dependen en gran medida de las herramientas de Google, puede ser una opción más rentable que Zoom.

Loom

Loom es una herramienta de grabación de vídeo que permite capturar y compartir pantallas de forma rápida y sencilla. Es una gran herramienta especialmente útil para equipos remotos, ya que elimina la necesidad de largas instrucciones o explicaciones por escrito.

Con su plan de prueba gratuito, Loom ofrece grabaciones ilimitadas con funciones básicas de edición. Los planes de pago incluyen opciones avanzadas como botones de llamada a la acción y marcas personalizadas. Muchos equipos utilizan Loom para crear vídeos de formación, demostraciones de productos o actualizaciones de proyectos.

Compartir y almacenar archivos para equipos remotos

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento y uso compartido de archivos basado en la nube que permite a los equipos acceder, editar y colaborar en archivos desde cualquier dispositivo. Con sus aplicaciones Google Docs, Sheets y Slides integradas, es una opción práctica para colaborar en tiempo real en documentos.

Para los trabajadores remotos y los equipos que utilizan Google Workspace, Google Drive facilita el uso compartido de archivos dentro de la organización y el control de los niveles de acceso. Los planes de pago también ofrecen un amplio espacio de almacenamiento para archivos de gran tamaño.

Dropbox

Dropbox es otro popular servicio de almacenamiento y compartición de archivos basado en la nube. Ofrece funciones similares a Google Drive, pero además se integra con las aplicaciones de Microsoft Office para facilitar la colaboración con usuarios que no sean de Google.

Dropbox también ofrece funciones de seguridad avanzadas y la posibilidad de establecer fechas de caducidad para los archivos compartidos. Con su aplicación móvil, los equipos remotos pueden acceder a los archivos y editarlos sobre la marcha. Sin embargo, los planes de pago de Dropbox pueden ser más caros que los de Google Drive.

Herramientas de gestión del tiempo y productividad

Hubstaff

Hubstaff destaca en el seguimiento del tiempo y la gestión de equipos remotos. Su interfaz fácil de usar facilita el seguimiento de las horas y la categorización de las tareas. Los gestores obtienen información valiosa sobre el progreso de los proyectos y la productividad de los empleados. Funciones como la nómina automatizada y el seguimiento por GPS (opcional) agilizan los flujos de trabajo.

Sin embargo, la monitorización en tiempo real de Hubstaff y las funciones opcionales de GPS pueden resultar molestas para algunos empleados remotos. El precio también puede ser un obstáculo para los equipos más pequeños o los autónomos. En general, Hubstaff es una potente herramienta para impulsar la productividad de los equipos remotos, pero hay que tener en cuenta sus posibles implicaciones para la privacidad y su coste.

Harvest

Harvest es una sólida aplicación de seguimiento del tiempo con una interfaz limpia. Es muy fácil de usar para registrar horas y categorizar proyectos. A los autónomos y a los equipos pequeños les encantan sus funciones de facturación, que facilitan el envío de facturas basadas en el tiempo registrado. La aplicación móvil permite realizar el seguimiento sobre la marcha, y las integraciones con herramientas populares aumentan la eficiencia.

Sin embargo, algunos pueden encontrar las características de Harvest básicas en comparación con sus competidores. La aplicación móvil puede fallar a veces, y los informes, aunque útiles, podrían ser más personalizables. Aunque asequible, Harvest podría carecer de las campanas y silbatos que algunos usuarios avanzados anhelan.

Time Doctor

Time Doctor combina el seguimiento del tiempo con información sobre productividad para ayudar a individuos y equipos a gestionar mejor su tiempo. Su función de gestión de distracciones bloquea el acceso a sitios web que distraen, avisa a los usuarios cuando se desvían de sus tareas y proporciona informes semanales sobre productividad.

Sin embargo, las funciones de Time Doctor son demasiado intrusivas para algunos usuarios. Además, los planes de precios están orientados a grandes equipos, por lo que es menos rentable para autónomos o pequeñas empresas.

RescueTime

RescueTime es una popular aplicación de productividad que realiza un seguimiento de tu tiempo y proporciona informes detallados sobre cómo lo gastas. También ofrece funciones de fijación de objetivos y la posibilidad de bloquear sitios web que te distraen.

RescueTime carece de seguimiento manual del tiempo, por lo que puede no ser la mejor opción para aquellos que necesitan hacer un seguimiento del trabajo fuera de línea o de las reuniones. Además, su precio puede resultar caro para equipos de más de tres miembros.

Seguridad y privacidad para equipos remotos

NordVPN

NordVPN destaca a la hora de proteger tu conexión de trabajo remoto. Su fuerte encriptación y protección contra filtraciones mantienen a salvo los datos de tu empresa, incluso en redes Wi-Fi públicas. La amplia red de servidores le permite acceder a recursos internos desde cualquier lugar.

Aunque fiable, NordVPN puede sufrir caídas ocasionales de la conexión, lo que podría interrumpir el flujo de trabajo. Además, el precio puede ser más elevado que el de algunos competidores que ofrecen características similares.

Okta

Okta es una plataforma de gestión de identidad y acceso basada en la nube que proporciona acceso remoto seguro a los recursos de la empresa desde dispositivos móviles. Sus funciones de autenticación multifactor e inicio de sesión único facilitan a los empleados el inicio de sesión seguro en sus cuentas de trabajo desde cualquier lugar.

El precio de Okta puede ser más adecuado para las grandes empresas. Algunos usuarios también han informado de una pronunciada curva de aprendizaje a la hora de configurar la plataforma.

LastPass

LastPass es una popular herramienta de gestión de contraseñas que ayuda a los equipos remotos a almacenar y compartir de forma segura las contraseñas de varias cuentas. También ofrece funciones como la autenticación de dos factores y el almacenamiento seguro de archivos.

LastPass es una gran opción para la comodidad y la gestión básica de contraseñas, especialmente para el plan gratuito. Pero si la seguridad es su principal prioridad, considere alternativas con un historial más limpio.

Herramientas adicionales para equipos remotos

Notion

Notion es una herramienta de espacio de trabajo colaborativo que permite a los equipos remotos centralizar todo su trabajo y comunicación en un solo lugar. Ofrece funciones como gestión de tareas, toma de notas, kit de marca, incluso chat de equipo y wikis.

La sencilla interfaz de Notion facilita a los equipos la organización y el control de sus tareas.

Xtensio

Xtensio es una herramienta de espacio de trabajo visual que ayuda a los equipos remotos a crear y colaborar en diversos documentos, desde presentaciones hasta personajes de usuario. Ofrece plantillas y funciones como el historial de versiones para facilitar la colaboración.

Las plantillas personalizables de Xtensio facilitan a los equipos la creación rápida de documentos de aspecto profesional. Sin embargo, el plan gratuito sólo permite dos proyectos a la vez.

Brain.fm

Brain.fm es una interesante herramienta de productividad que utiliza música generada por inteligencia artificial para ayudar a los usuarios a concentrarse y ser más productivos. Ofrece una variedad de paisajes sonoros diseñados para diferentes tareas, como el trabajo, la relajación y el sueño.

Puede que el enfoque único de Brain.fm hacia la productividad no funcione para todo el mundo, pero muchos usuarios han informado de un aumento de la concentración y la productividad al utilizar la plataforma.

Elegir el software adecuado para el trabajo a distancia

Cuando se trata de elegir el software adecuado para su equipo remoto, especialmente cuando se trabaja a distancia, hay algunos factores clave a tener en cuenta:

Software basado en la nube para el acceso remoto

Asegúrate de que el software que elijas esté basado en la nube, lo que significa que se puede acceder a él y utilizarlo desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esto es crucial para que los equipos remotos se mantengan conectados y colaboren eficazmente.

Funciones de seguridad sólidas para equipos remotos

Con los datos confidenciales que se comparten y almacenan en línea, es importante elegir un software que cuente con sólidas funciones de seguridad. Busque herramientas que ofrezcan cifrado, autenticación de dos factores y copias de seguridad periódicas.

Integración con otras herramientas y programas

Considere las herramientas y el software que su equipo ya está utilizando y asegúrese de que el software de trabajo remoto que elija se integre bien con ellos. Esto ayudará a agilizar los flujos de trabajo y a mantener toda la información en un solo lugar.

Interfaz intuitiva para una fácil adopción

Cuanto más fácil les resulte a los miembros de su equipo utilizar el software, más probabilidades habrá de que lo adopten y lo utilicen con eficacia. Busque interfaces intuitivas que requieran una formación mínima y sean fáciles de usar. Esto también ahorrará tiempo y recursos a largo plazo.

Relación calidad-precio y funciones ofrecidas

El software de trabajo remoto puede variar en precio y funciones, por lo que es importante evaluar qué funciones son necesarias para los miembros de su equipo remoto y en cuáles merece la pena invertir. Considera el valor a largo plazo del software y compara los precios de distintos proveedores.

Resumen

Con el aumento del trabajo a distancia, es crucial elegir el software adecuado para que tu equipo remoto se mantenga conectado y sea productivo.

Evaluando cuidadosamente los factores clave, puedes encontrar el mejor software de trabajo remoto que satisfaga las necesidades de tu equipo y les ayude a trabajar eficazmente desde cualquier lugar. Siga explorando diferentes opciones y adaptándose al panorama siempre cambiante del trabajo remoto para garantizar el éxito continuado de su equipo.